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方法
一次年会 一场团队战役

当大幕落下的那一刻,我们不禁击掌欢庆、久久相拥。首届“感动天洋”人物颁奖盛典暨 2017 年新春联欢会(以下简称“年会”),是一个相对复杂的项目,从整体策划到细节落地,场地、预算、人员组织、内容策划、视频拍摄、节目编排、舞美视效……回首这次年会的组织经历,最关键的因素,在于所有机构的积极参与、认真投入。当一个团队里的每一份子都在精益求精的时候,这个团队,是可以创造奇迹的。
 
立意,年会的根本
 
坦白说,年会是个要花钱的项目,但是一台好的年会,带给企业的价值会远远大于所支付出去的价格。创造这个价值所要做的第一步,是要有一个好的立意。
 
从 8 月份开始,“感动天洋”第一届人物评选项目就在杨宏光总的大力支持、郭巍总的总指挥、集团各机构的积极参与下广泛展开了。天洋有着 23年的发展历程,沉淀出了大量值得铭记和推广的创业经典故事和优秀人物。当
我们在项目推选过程中看到了大量鲜活的故事、可爱的天洋人物的时候,我们深感到肩上的责任,我们的年会现场呈现,一定不可以辜负这些源自每一个天洋团队的优秀人物和事迹。
 
形式,做最合适的创新
 
同 是 年 会, 类 型 却 有 很 多 种。工作汇报总结会、团队聚餐会、客户答谢会、纯娱乐性联欢会、主题性年会……年会的形式类型并没有好坏之说,用我们天洋的话来说,“合适的,就是最好的”。
 
如何能在年会现场恰如其分地将“感动人物”颁奖和节目演出等环节有效编排,是在环节策划过程中一直在探讨的问题。
 
“从用户感受角度出发”是项目组在年会形式策划中一直在秉承的重要原则。对于一场年会来说,“用户”的定义其实十分广泛,到场的 1200余名员工、参与演出的 200 余名演职人员、本次受奖的十位感动人物、年会期间的组织工作人员,甚至不能到场的全体天洋人,和关注天洋的各界朋友……都是年会的“用户”。我们希望通过年会的编排,让每个层面的人员都能从中得到尽可能大的收获和对天洋文化的感触,既要让受奖人员感受到应有的荣耀感、归属感,也要让演出人员拥有足够炫丽、展示自我和团队的舞台,同时让在场观众能够融入到整个活动氛围中来,让各个模块相辅相成、相得益彰而不互相抢戏。
 
基于这样的初衷,我们尝试对于颁奖模块、演出模块、领导讲话模块等各个模块进行了不同形式的组合方案,不断讨论每种方案的利弊、分析可能带给各方用户感受上的差异,力图从中找出能够对天洋企业文化进行阐释的最佳方案。最终,一致确定用前半场颁奖、后半场文艺演出的形式。但是为了避免不断重复颁奖带给观众的疲劳感,将颁奖人物进行分组并对部分颁奖环节策划出了不同的衍生策划点,比如邀请神秘嘉宾到场、秘密安排生日会等。
 
内容创作,不论怎样不能降低品质
 
一场年会的高价值,往往源自于对企业特色内容的深层创作。我们深知年会不仅仅是一场欢歌笑语的舞台和一次把酒言欢的晚宴。更多的价值来自于对企业精髓文化的深层发掘和恰如其分的展示,从而让企业优秀文化真正触动每个天洋人内心、给予团队更多力量、为企业下一阶段更好的发展注入更多动力。
 
本届年会的内容创作,首先摆在我们面前的是十位感动人物获奖短片的制作。小片到底要拍成什么样?需要树立一个标准,来保证接下来的策划拍摄工作才可以有的放矢。我们找到了台湾经典励志广告“梦骑士”短片。当郭巍总看到这组广告片的时候,兴奋地拍着桌子说:“我们就要这样的!”其实短片小组的每个人都清楚,这是一个多高的要求,并且其实和“梦骑士”相比,我们的实际情况有太多不同。但是大家决定拼一把,我们也要来证明“没有不可能”。
 
作为第一届“感动天洋”人物评选,今年的十位获奖人物都是从天洋 23 年发展历程中历练出来的团队优秀代表。对于他们每个人,短片制作小组都进行了数次长时间的采访、讨论。优秀的人总是相似的,与获奖人物的沟通,其实
也是让我们更多感受天洋文化的一次难得的机会。他们的身上,无一存有着同样的天洋文化特质——谦逊、认真、敬业、有爱。但同样,我们总在纠结着一个问题:他身上的闪光点这么多,我们如何在一个不到 3 分钟的小片里阐述出这样优秀的他?
 
10 个人物小片拍摄工作从启动到最后定稿,持续了 51 天的时间。期间,大部分的小片的后期剪辑已经不断反复修改到了第十二三版才得以定稿。为了赶进度,尽量将每个节点时间尽可能早地完成来给后期调整修改留出更多余地和空间,拍摄团队白天拍摄晚上剪辑。五十多天几乎天天连轴转。作为年会的重头内容部分,这十部短片直到 21 日正式开场前,也没有几个人看过终版成稿。回首这 51 天的短片拍摄,要感谢各方的大力配合和支持。包括外请的拍摄团队、十位获奖人物和协助拍摄的相关同事们。尤其是初冬夜里配合我们在雨水中拍摄的天洋电器物流组、利用周末两天时间全程配合我们拍摄的天洋地产武总、下班后团队前往拍摄地配合拍摄的控股财务中心团队等等,从他们身上,我们学到了什么是天洋精神,也学到了何谓“优秀”。
 
除了获奖人物小片外,年会的内容创作项目其实非常多。比如各节目内容创作、串词撰写、颁奖词撰写等等。尤其是节目内容创作,其实花费了各子集团节目编导同事的大力心血。大部分的节目都经过了四五次的审查,无数次的修改、编排。在过程中,各子集团节目组有过高压之下的濒临放弃,也有过一次次突破提高之后的欢欣鼓舞。
 
我想无论是哪个部分的内容创作,其实大家都在为了更好的品质而努力,心中有一个共同的原则——只要品质有保证,付出再多的努力也是值得的。在这样的信念下,得以最终每项内容最终都有了较有品质的呈现。
 
项目组织,表格化管理更高效
 
年会项目组织的复杂性,一是在于事项繁多,二是在于参与进来的人员团队繁多。
 
今年的年会更是这样。面对机构分散、人员长期无法聚齐等等困难,充分及时的沟通是项目组织的重中之重。在这次项目组织中,我们更多采用了表格化管理的项目管理方式。整体项目及各细项都提前梳理出了相应的操作步骤和完成节点,其中操作步骤需要具体、明确。
 
在项目管理中很多情况下工作落实不到位其实并不是因为执行人的意愿不够,而是因为执行人并不是真的清楚在工作中需要落实哪些细节、这些细节的具体完成标准是什么。而项目管理者往往因为工作太多又无法一一与每位细节负责人详细沟通所有的工作,造成工作有遗漏。这次的项目工作里,通过各种表格为各项目负责人相对清晰地分解了各项工作,使得项目组每个人能够更高效明确地工作。除了表格化高效沟通管理之外,定期举行会议和建立相应沟通群组也是非常重要的手段。
 
供应商管理,共赢才能更有力量
 
选择最佳的合作伙伴,是年会项目非常重要的因素。今年的年会供应商主要是两个方面,一是获奖人物短片拍摄的摄制团队,一是年会现场环节的导演团队。
 
什么才是最佳的供应商?说到这里不得不又提到我们天洋的那句话——合适的就是最好的。
 
这两家供应商都是经过招标会,从 6 家提案者中脱颖而出的,在各自领域拥有非常资深、专业的经验。然而选择专业的供应商虽然重要,却并不是招标达成合作就可以万事大吉。两个团队具体情况大相径庭,一家是以“90 后”年轻创业者组成的非常有朝气和拼劲的团队,另一家是核心成员平均年龄 58 岁的体制内专业团队。他们所擅长的作品风格也风格迥异。并且都是刚刚认识天洋接触天洋,如何帮助他们更好地理解、领会天洋企业文化并在此基础上发挥所长,是项目组在近两个月的筹备中一直在努力的部分。最终,两家供应商都对自己给天洋交出的答卷很满意,就如他们所说,这份满意,是建立在天洋优秀深厚的企业文化基础,和天洋领导对他们所表现出的“尊重合作伙伴、尊重专业”的基础上的。
 
一次年会,一场团队的战役
 
相信参与过这次年会的同事们都会对整个年会过程有着满满的属于自己的回忆,其实年会组织工作本身就是一次团队文化强化的过程。
 
回首整个组织过程,从最初的立项,到每一个的沟通、讨论,过程中也会有因为站在各自角度上的互相不理解甚至于暂时的争吵,但是最终,整个项目团队经过了年会这项工作的洗礼,彼此间却已经建立了犹如“战友”一般难得的深厚情谊。
 
年会的最终成功,来自于每一个天洋人,也来自于天洋这家企业积淀出的深厚团队文化。正是这样深厚的文化底蕴、这样可爱的团队,才让年会项目绽放出更绚烂、触动人心的美丽。
 
 
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第43期

2017年03月

作者:内刊编辑部

从过去到如今,从个人力量到集团未来,从国内赞誉到国际影响,我们开拓创新的土壤,找到创新之路上可供借鉴的标杆,沿着创新的轨迹,承载对创新的思考,天洋旗下...